¿Qué LMS me conviene?

El entorno #VUCA en el que estamos inmersos (y así vamos a seguir), hace que las organizaciones e instituciones estén explorando nuevas metodologías y tecnologías para el desarrollo y formación de sus empleados y alumnos.

Ante esta situación el viaje rápido parece ser la virtualización de contenidos y la búsqueda de plataformas de aprendizaje (Learning Management System, en adelante LMS) desde el que poder distribuirlos y tener la trazabilidad de actividad, progreso y cumplimiento.

En las últimas dos semanas he hablado con varias personas que me han consultado y pedido recomendación acerca de LMS’s, formatos de contenidos eLearning o formas de generar un curriculum y expedientes académicos en una de estas plataformas. Me consultan sobre cómo extraer la información, o acerca de las posibles integraciones con ERPs de la propia organización.

Así que he decidido compartir unos cuantos consejos a través de este artículo que pueden servir como guía inicial y primeros pasos a tener en cuenta antes de tomar una decisión acerca de integrar un LMS u otro. Aquí van:

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1. EL PROPÓSITO

Lo primero que han de tener en cuenta el grupo de personas que decidan la tecnología que van a utilizar como LMS es cuál es el propósito o propósitos que tienen que alcanzar. Responder de forma clara a estas preguntas puede ser de ayuda:

 

  • ¿Necesito adaptar mis contenidos en tiempo record para seguir ofertando formación?
  • ¿Me centraré en que el usuario realice y supere contenidos o bien quiero que exista una experiencia de aprendizaje completa?
  • ¿Quiero que el LMS sea un repositorio de contenidos consumibles sencillos o prefiero que puedan soportar programas formativos complejos con diferentes tipos de contenidos y mayor interactividad?
  • ¿El entorno va a ser formativo o también se va a utilizar para generar comunidad o academia?
  • ¿Necesito bonificar la formación realizada?
  • ¿Qué tipo de dispositivos van a utilizar mis usuarios para consumir la oferta formativa? ¿Smartphone, equipos fijos, portátiles, tabletas?
  • ¿Cómo voy a poder hacer seguimiento del progreso de los alumnos en estos sistemas?

Estas son algunas preguntas iniciales que las personas que tomen la decisión deberían aclarar y consensuar (es muy importante que todos entiendan lo mismo).

Una vez tengamos el propósito del LMS claro vendrá el siguiente paso.

 

2. EN MI SERVIDOR O EN UN SERVIDOR EXTERNO

Actualmente existen muchas empresas (especialmente empresas de tamaño medio/grande) que por políticas de seguridad tienen como requisito que el LMS esté instalado en sus propios servidores, de esta forma no tienen que circular datos personales ni contenidos sensibles de la empresa hacia el exterior.

Sin embargo, los principales LMS ofertan su servicio en formato SaaS y con sus propios servidores. De forma que si te interesa acceder a los LMS más potentes y con mejores prestaciones, servicio y funcionalidades, es más que probable que tu departamento de IT tenga que realizar una auditoría de seguridad al LMS que contrates.

La otra opción es que decidáis instalar un LMS en vuestros servidores. Personalmente No lo recomiendo principalmente por dos motivos:

  1. Será un servidor de menores prestaciones.
  2. Necesitarás incorporar en tu equipo personas de IT con capacidad para mantenir, adaptar y evolucionar el LMS a lo largo del tiempo.

 

3. QUÉ LMS ES EL QUE MEJOR ENCAJA EN MI ORGANIZACIÓN

Bien, en este momento hemos llegado a lo que se expresa como «la madre del cordero». Tomar la decisión por un LMS no es algo menor. Porque en ese momento inicias un proyecto a medio y largo plazo que te va a acompañar durante un tiempo.

Vamos a ver algunos aspectos que vale la pena tener en consideración y pueden ayudarte a tomar una decisión desde una mejor perspectiva:

  • ¿MOODLE SÍ O NO?

Para aquell@s que no lo sepáis, Moodle es el LMS más extendido a nivel mundial, cuenta con más de 125.000.000 de usuarios (fuente: Softwaretestinghelp.com) y se utiliza principalmente en centros educativos, administraciones y universidades.

Mi opinión al respecto del uso de moodle es clara: NO es el LMS que recomendaré para ninguna organización. Si bien es cierto que es software libre y que existen numerosos desarrolladores que crean plugins para moodle, lo que nos encontramos es que:

PROS

  1. Rápida instalación (casi plug&play).
  2. Numerosos plugins.
  3. Rápida gestión de contenidos para que tus usuarios puedan empezar a realizar formación.

CONTRAS

  1. Pésima interface de gestión y administración.
  2. Muy poco visual y nada intuitivo.
  3. Experiencia de usuario negativa.
  4. Muchos plugins no se actualizan al ritmo de las nuevas versiones de plugins y requieren reajustes o dejar de usarlos sin previo aviso ni planificación.
  5. Muy poca personalización.

Es decir: ¿moodle es barato? Sí. ¿Puedo subir rápidamente contenidos scorm y empezar a trabajar? bueno, más o menos sí. ¿La experiencia de uso para administradores y alumnos será buena? Sin duda alguna NO.

N del A: Supongo que habrá gente que lea este artículo y esté en desacuerdo con estas reflexiones. Os invito a que compartáis también vuestra opinión para poder ver otros pros y contras que es posible que yo no esté teniendo en consideración.

  • LMS DE MARCA TOP PROS Y CONTRAS: Existen a nivel mundial unos cuantos LMSs que están muy extendidos en grandes organizaciones.

PROS

Funcionalidades amplias, integración con los principales protocolos para hacer eLearning (SCORM, Experience API,…), disponen de herramientas para generar expedientes académicos flexibles y replicar la estructura de la organización en su bbdd. Incorporan también funcionalidades para el seguimiento y reporting e incluso recomendaciones de formación a realizar dependiendo el perfil del alumno. Disponen también de la posiblidad de incluir módulos de facturación de la formación para poder monetizar el consumo de contenidos. Son integrables con los sistemas para reportar la formación bonificable.

Estos grandes LMS en mayor o menor medida también cuentan con funcionalidades para crear una comunidad de estudiantes. Es decir, un entorno donde se comparten noticias, los estudiantes consultan a expertos, existen foros, blogs, news, muros, mediatecas… y disponen de un CDS (Content Development System) potente para la gestión y mantenimiento de los contenidos.

CONTRAS

La parte que a mi menos me gusta de los grandes LMS es que gracias a su gran capacidad de integración con tus propios sistemas y a un «aparente» roadmap continuo y «a la última», son muy poco flexibles a la realidad de tu organización. Es decir, vas a tener que ser tú el que se adapte al LMS y no al contrario, siendo prácticamente imposible realizar un evolutivo a medida para lograr que se adapte a un aspecto básico de tu empresa. Además, conforme más tiempo pase integrado a ti, más difícil y costoso te será luego poder migrar a un nuevo LMS con una lógica completamente distinta.

En cualquier caso os dejo aquí un par de enlaces con ránkings de los mayores LMS a nivel mundial:

Comparativa de Capterra sobre LMS

Artículo de Softwaretestinghelp.com sobre los mejores LMS del 2020

  • LMS DE MENOR VOLUMEN PROS Y CONTRAS: Actualmente existen numerosas compañías que ofrecen sus propios LMS y también ofertan factorías de contenidos para virtualizar o generar contenidos eLearning. En España hay varias algunas con volúmenes de varios cientos de miles de usuarios. Cualquiera que me conozca un poco sabrá que yo he trabajado en una de ellas, así que las conozco un poco. Así que voy a tratar de ser objetivo desde la conciencia que mi visión es la que es.

PROS

Amplias funcionalidades y facilidad en la integración con otros sistemas, precios competitivos, integración con los principales protocolos para hacer eLearning (SCORM, Experience API,…). Mayor proximidad del equipo comercial y técnico para hacer seguimiento de proyectos y solventar dudas, integrables con los sistemas para reportar la formación bonificable, disponen de herramientas para generar expedientes académicos flexibles y replicar la estructura de la organización en su bbdd. Incorporan también funcionalidades para el seguimiento y reporting aunque generalmente con reportings cerrados y menos flexibles que los de los grandes LMS.

Tienen cierto margen para la evolución a medida. En este caso pueden generar evolutivos tecnológicos que no sean parte del producto estándar pero permitan adaptar un componente esencial de tu compañía. Supondrá un sobrecoste para lograr un mejor encaje del LMS a tu realidad.

CONTRAS

El desarrollo y evolución del producto es menor y más lento. Sus presupuestos son más ajustados y esto se traduce en que, a menudo, la incorporación de una nueva funcionalidad llega cuando ya hace un tiempo que está disponible en el mercado, sus recursos tecnológicos y humanos son menores, por tanto hay que revisar sus niveles de servicio (SLAs) a fondo para garantizarte que van a estar disponibles siempre. Recomiendo comprobar que tienen un servicio de soporte y asistencia técnica 24×7.

Espero que te hayan resultado de utilidad estas reflexiones. No dudes en enviar comentarios para poder compartir y profundizar en el tema.

ULTIMA REFLEXIÓN

Finalmente quiero compartir algo que me da vueltas estos días. Es posible que estemos centrándonos en el Cómo hacer y no en el Qué hacer. Es decir, un LMS va a ser un sistema que soporte tu actividad formativa y de desarrollo de las personas de tu organización. Pero quizás, hemos de empezar con la pregunta de ¿Qué tipo de experiencia formativa me gustaría que tuvieran mis equipos? y una vez tengamos una imagen clara que responsa a esta pregunta podremos empezar a analizar qué tipo de metodologías y tecnologías deberán acompañarnos en esta nueva época.

Si te encuentras en este proceso y necesitas asesoramiento y consejo no dudes en contactar conmigo para que podamos ofreceros este servicio de consultoría y asesoría experta y acompañaros en el proceso para tomar la mejor decisión. También puedes consultar nuestros servicios en demiurgos.es

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